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De acordo com a Resolução 850m da IATA e a ARC (Airline Reporting Corporation), a Política Global de Notas de Débito da Agência BSP da Virgin Atlantic Airways Ltd esclarece os objetivos do processo de Auditoria de Vendas e as circunstâncias sob as quais uma Nota de Débito da Agência (“ADM”) pode ser levantada.

O Processo de Auditoria de Vendas tem como objetivo garantir que o Agente de Viagem (“o Agente”) cumpra integralmente as regras tarifárias, os padrões do setor e as políticas da Virgin Atlantic Airways Ltd (“VS”).

O processo de auditoria de vendas recupera qualquer perda incorrida à VS ao levantar uma ADM. Ele também destaca as causas que resultam em uma ADM para o agente, incluindo emissão de bilhete incorreta e/ou informações incorretas ou incompletas disponíveis no momento da auditoria, para garantir que esses erros não sejam repetidos.

A VS gerenciará números altos ou repetição de violações diretamente com o Agente e reserva-se o direito de inibir as capacidades de reserva e emissão de bilhetes em serviços operados ou comercializados pela VS neste caso ou para o não pagamento de ADMs válidas.

 

1.1 ADMs são uma ferramenta contábil legítima e serão emitidas para notificar o Agente que, a menos que exista justificativa em contrário, o Agente deve à VS o valor mostrado na ADM, pelos motivos indicados.

1.2 A VS levantará ADMs para cobrar valores ou fazer ajustes nas transações do Agente, relacionados à emissão e ao uso de documentos de tráfego da VS por ou a pedido do Agente, independentemente de quais companhias aéreas estejam incluídas no itinerário.

1.3 A VS levantará ADMs para cobrar valores para uso do inventário da VS quando um bilhete não tiver sido emitido, ou tiver sido emitido, mas não relatado, através do Plano de Cobrança e Liquidação (“BSP”) e da Airlines Reporting Corporation (“ARC”).

1.4 Outros usos alternativos de ADMs podem existir, incluindo cobranças não diretamente associadas à emissão de um documento de tráfego, e estas serão comunicadas pela VS ao Agente.

1.5 A VS pode incluir várias transações em uma ADM, se o motivo e a cobrança para cada transação forem os mesmos.

1.6 A VS pode levantar mais de uma ADM em relação ao mesmo documento de tráfego original, se existirem motivos diferentes para o ajuste.

1.7 A VS não aplica uma cobrança administrativa por ADM para cobrir o custo de emitir ADMs.

1.8 A VS reserva-se o direito de emitir ADMs de qualquer valor, sem mínimo.

1.9 Se uma tarifa, impostos, taxas ou encargos forem cobrados incorretamente, a VS emitirá uma ADM para recuperar qualquer pagamento insuficiente
integralmente.
1.9.1 O Agente não estará qualificado para comissão sobre valores insuficientes cobrados pela ADM.

1.9.2 Uma cobrança de multa não reembolsável será incluída nas ADMs emitidas para ajustes de acordo com 1.9.

1.10 Se a VS emitir uma ADM por não conformidade com as regras tarifárias, o princípio geral é ajustar a tarifa original coletada para a próxima tarifa aplicável que atenda a todos os critérios de reserva e regras tarifárias.

1.11 Se os bilhetes forem emitidos incorretamente, a VS poderá gerar uma ADM para cobrança de uma multa fixa.

1.12 Uma tarifa de cobranças de ADM estará disponível para o Agente.

1.13 A ADM especificará todos os detalhes de qualquer ajuste de tarifa ou cobrança de multa sendo aplicados e, quando apropriado, será fornecida documentação de apoio.

1.14 A ADM incluirá todos os detalhes de contato que o agente pode usar para discutir a ADM.

1.15 As ADMs serão emitidas através do BSP e da ARC dentro de nove meses da data final da viagem ou, quando a data final da viagem não puder ser estabelecida, antes da data de vencimento do documento de viagem.

1.16 Qualquer ação de débito além dos limites de tempo detalhados no parágrafo 1.15 será gerenciada diretamente entre a VS e o Agente. As ADMs só serão emitidas através do processo BSP ou ARC se acordado por escrito entre a VS e o Agente.

2.1 Uma ADM para ajustar um reembolso só será processada através do BSP ou ARC dentro de nove meses da data em que o agente processou o reembolso.

2.2 Qualquer ajuste em um reembolso mais de nove meses após a data em que o Agente
o processou será gerenciado diretamente entre a VS e o Agente. As ADMs só
serão emitidas através do processo BSP ou ARC se acordado por escrito entre a VS e o Agente.

2.3 A comissão será recalculada nos bilhetes enviados para reembolso e uma ADM será emitida para recuperar a comissão paga em excesso do agente, quando apropriado.

2.4 Reembolsos não são permitidos fora da validade do bilhete, conforme definido nas Condições Gerais de Transporte da IATA.

3.1 Se o Agente considerar que uma ADM é inválida, o Agente deverá contestar a ADM.

3.2 O agente deve fornecer detalhes específicos e relevantes da contestação e, quando apropriado, documentação de apoio.

3.3 O agente deve incluir todos os detalhes de contato na contestação.

Via BSP Link

3.4 A VS concederá ao Agente um período de tempo mínimo para revisar uma ADM, de acordo com os procedimentos locais do BSP, antes de enviar uma ADM ao BSP para processamento. Se necessário, o agente deve contestar a ADM via BSPlink dentro deste período de revisão.

3.5 Se a VS concordar que uma ADM não é válida, ela não será enviada ao BSP para processamento e será cancelada pela VS.

3.6 Se a VS rejeitar uma contestação, a VS enviará uma explicação para a rejeição ao Agente e concederá um período dentro do qual o Agente deverá fornecer informações novas ou adicionais para apoiar a contestação.

3.6.1 Se a VS não receber mais informações dentro desse período, a ADM será enviada ao BSP para processamento.

3.6.2 A VS analisará qualquer documentação de apoio adicional fornecida e comunicará uma decisão sobre a contestação dentro de 60 dias após o recebimento das informações.

3.6.3 Se a VS concordar que a contestação é válida, uma Nota de Crédito da Agência (“ACM”) poderá ser emitida.

3.6.4 Se a VS mantiver que a contestação não é válida, a VS se esforçará para chegar a um acordo com o Agente para a resolução do litígio.

Diretamente entre o agente e a VS

3.7 Se o Agente desejar contestar a ADM depois que ela tiver sido incluída no acordo BSP, ele deve entrar em contato com a VS por escrito dentro de 6 meses da data de emissão da ADM, usando os dados de
contato incluídos na ADM. As contestações não serão consideradas após esse período.

3.7.1 O Agente receberá uma resposta automática confirmando que a VS recebeu a contestação.

3.7.2 A VS investigará e comunicará uma decisão sobre a contestação, ou solicitará informações adicionais do Agente, no prazo de 60 dias após o recebimento da contestação.

3.7.3 Se a VS concordar que a contestação é válida, uma ACM poderá ser emitida.

3.7.4 Se a VS mantiver que a contestação não é válida, a VS se esforçará para chegar a um acordo com o Agente para a resolução do litígio.


Através do ARC Memo Manager
3.4 a VS concederá ao agente 30 dias para revisar a ADM. O agente deve contestar qualquer ADM por meio do Memo Manager dentro desse período de revisão. O não cumprimento desse prazo resultará na validade e pagamento da ADM.

3.4.1 Se a VS concordar que a contestação é válida dentro do período de revisão, a ADM será anulada.

3.5 Se a VS rejeitar uma contestação, a VS enviará uma explicação para a rejeição ao Agente via ARC Memo Manager e concederá um período de 48 horas no qual o Agente deverá fornecer informações novas ou adicionais para apoiar a contestação.

3.5.1 Se a VS não receber mais informações dentro desse período, a ADM será considerada válida e pagável.

3.5.2 A VS analisará qualquer documentação de apoio adicional fornecida e comunicará uma decisão sobre a contestação dentro de 48 horas após o recebimento das informações.

3.5.3 Se a VS concordar que a contestação é válida, uma Nota de Crédito da Agência (“ACM”) poderá ser emitida.

3.5.4 Se a VS mantiver que a contestação não é válida, a VS se esforçará para chegar a um acordo com o Agente para a resolução do litígio. A VS reserva-se o direito de reter o pagamento de todos os outros incentivos até que a contestação seja resolvida.

Aplicável para bilhetes emitidos a partir de 4 de julho de 2018, inclusive.

A tabela abaixo resume as cobranças de multas ADM para pontos de venda globais. 
Quando GBP/EUR/USD não for a moeda local, a taxa será convertida para corresponder à moeda local informada pelo BSP.

Designador de bilhete incorreto/ausente/código da transação

Designador do bilhete ou código de transação incorreto/ausente não exibido no bilhete

Cobrança insuficiente de tarifa (se aplicável) + cobrança de ADM £30 / €50 / $50
Violação do Limite de Tempo para Emissão do Bilhete (TTL) A data de emissão do bilhete é posterior ao TTL publicado na regra de tarifa/permissões contratuais aplicáveis, incluindo como resultado de trechos VS sendo cancelados (trechos cancelados e remarcados para o mesmo passageiro, no mesmo voo, na mesma classe de reserva ou inferior). Upper £250 / €375 / $375
Premium £100 / €150 / $150
Economy £50 / €75 / $75
Não comparecimentos sem bilhete O tipo de tarifa isento da ação TTL/Agente faz com que o sistema automatizado isente a reserva de um TTL: bilhetes não emitidos/segmentos VS não cancelados pelo Agente antes do embarque Upper £250 / €375 / $375
Premium £100 / €150 / $150
Economy £50 / €75 / $75
Abuso de classe As classes de reserva reservadas/emitidas não correspondem Cobrança insuficiente de tarifa (se aplicável) + cobrança de ADM £30 / €50 / $50
Tarifa equivalente paga Taxa de câmbio manipulada, tarifa incorreta remetida Cobrança insuficiente de tarifa (se aplicável) + cobrança de ADM £30 / €50 / $50
Fraude de inventário 

 

Isso pode incluir, entre outros:

a) Quebrar a lógica do segmento casado

b) Adicionar viagens para permitir a disponibilidade, que são posteriormente removidas

c) Obter inventário para venda de bilhetes, que um agente não pretende oferecer para o itinerário real do passageiro

d) Obter acesso a tarifas mais baixas ou inventários

Cobrança de ADM ou diferença de tarifa, o que for maior £500 / €600 / $600
Violação de distribuição on-line Redistribuição de conteúdo EJV sem permissão da companhia aérea Cobrança de ADM £4,000 / €5,000 /  $5,000
Emissão de bilhetes para cidades ocultas A compra ou utilização de uma tarifa de um ponto antes da origem real do passageiro e/ou para um ponto além do destino real do passageiro Cobrança de ADM ou diferença de tarifa, o que for maior £500 / €600 / $600
Uso inválido de tarifa infantil Passageiros infantis/ adultos reservados separadamente, sem referência cruzada ao PNR de adultos em bilhetes infantis/no PNR infantil Cobrança insuficiente de tarifa (se aplicável) + cobrança de ADM £30 / €50 / $50
Churning Reserva e cancelamento repetitivo de estoque VS £ 1,00 por segmento + cobrança de ADM  £30 / €50 / $50
Segmentos HX Segments Todos os segmentos inativos devem ser removidos da reserva pelo menos 72 horas antes da partida Taxa de segmento + cobrança de ADM £30 / €50 / $50
Uso inválido da placa de identificação da companhia aérea VS VS CIP utilizado, sem segmentos VS no itinerário com bilhete emitido Cobrança insuficiente de tarifa (se aplicável) + cobrança de ADM £30 / €75 / $75
VS CIP utilizado, VS não listada como uma companhia aérea em nome da qual o bilhete foi emitido na regra tarifária aplicável Cobrança insuficiente de tarifa (se aplicável) + cobrança de ADM £30 / €75 / $75
Forma de pagamento incorreta Forma de pagamento não permitida/não aceita pela VS nos termos do contrato aplicável (por exemplo, pagamento com cartão de crédito) Cobrança de tarifa e todos os impostos, taxas e sobretaxas aplicáveis + cobrança de ADM £50 / €75 / $75
Cartão de crédito corporativo Cobrança de tarifa e todos os impostos, taxas e sobretaxas aplicáveis sem conformidade 1.5%
Vendas atrasadas/não relatadas Venda não informada via BSP/venda informada em um período de faturamento subsequente Cobrança de tarifa e todos os impostos, taxas e sobretaxas aplicáveis + cobrança de ADM £50 / €75 / $75
Reembolso incorreto Reembolso incorreto calculado com base na regra tarifária aplicável Cobrança de tarifa e todos os impostos, taxas e sobretaxas aplicáveis + cobrança de ADM £50 / €75 / $75
Correção de nome Nenhuma informação SSR na reserva Cobrança de ADM £30 / €50 / $50
Alteração completa do nome Cobrança da tarifa menos as condições de reembolso no bilhete original e imposto. n/a

*por bilhete, a menos que especificado de outra forma

1) Todas as informações devem estar disponíveis no momento da auditoria para evitar que uma ADM seja emitida

2) Se o agente fornecer todas as informações ausentes após a ADM ter sido criada no BSPLink, a ADM será reduzida à cobrança da multa aplicável

3) Se qualquer cobrança insuficiente ou reclamação em excesso for inferior a 10.00 GBP/ EUR 15.00 USD, a cobrança de multa por bilhete será dispensada

4) Se várias ocorrências de pagamento insuficiente ou reclamação em excesso pelo mesmo local da IATA forem identificadas, a VS reserva-se o direito de aplicar a cobrança de multa por bilhete

5) Se as cobranças de ADM estiverem relacionadas a um erro do GDS, o agente deve solicitar reembolso dos custos associados diretamente do GDS

6) A VS reserva-se o direito de variar sua Política Global de Notas de Débito da Agência BSP e Tarifas de Cobranças com um aviso prévio por escrito de no mínimo 30 dias

7) Caso tenha alguma dúvida relacionada a este comunicado, entre em contato com o Suporte de Vendas